S-a consumat și Neaoș Wedding Planning – și nu vreau să trec mai departe fără a mulțumi participanților (da, da, am avut și un băiat printre noi). Eu una m-am simțit foarte bine, m-am bucurat că s-au pus întrebări și că sunt oameni care iau lucrurile în serios și m-am bucurat și mai mult că s-au donat niște bani către niște oameni care chiar au nevoie multă de ei. O să revin cu fotografii și cu mai multe detalii, nu uit, dar vreau acum neapărat să scriu ceva ce-mi stă pe limbă de cam mult timp.
Sunt cu atât mai motivată să scriu acest articol astăzi după ce am citit asta la Victorița Axinescu.
Despre neajunsurile din locații m-am jeluit deja și nu vreau să fiu o moară stricată, deci nu despre asta va fi vorba – deși este, după părerea mea, cam cel mai spinos subiect în acest moment. Ca s-o dau în notă pozitivă, am avut și experiențe pozitive și sper mult în șansa oamenilor care chiar vor să facă ceva. Sper că nu vor fi înghițiți de noianul de servicii de nimic în care plutim. Sper să iasă la suprafață cu bine și să forțeze și pe ceilalți să iasă de acolo, dacă nu cu binișorul, atunci cu o concurență acerbă.
De asemenea, v-am povestit cum nu simt că e corect felul în care suntem uneori tratați și cum cred că există o percepție falsă de subordonare, sau de scară valorică, cumva, pe care n-o simți atunci când mergi la doctor, la avocat, la designerul de interior…
Dar nici despre asta nu este vorba.
Ci este vorba despre fix reversul medaliei. Despre lucrurile pe care noi, ca prestatori de servicii, trebuie să le îmbunătățim la noi înainte de a putea să emitem alte pretenții. Printre altele am avut o discuție la workshop și cu cineva de la o locație destul de nou deschisă și foarte, foarte frumoasă (care a participat la eveniment, fiind printre primii înscriși de altfel) care a avut niște puncte de vedere foarte pertinente – și care m-au pus pe gânduri. Pentru că vedeți voi, ca orice altă făptură, trăim așa într-o bulă miraculoasă și ni se pare că e bine și frumos, când de fapt e un dezastru infernal în afara bulei.
Așadar iată care sunt gândurile mele către colegii mei de domeniu. Și când zic colegii mei de domeniu nu mă refer doar la wedding planneri, ci la orice om care prestează servicii pentru evenimente.
1) FIȚI CLARI. Treceți în contractul vostru absolut tot ce vreți și ce așteptați de la client. Și aici mă refer inclusiv la meniu, la locul unde doriți să stați în sală (sau în afara ei), la orice, absolut orice nu ma pot gândi eu acum. Discutați-le, chiar dacă vouă vă par subînțelese și de bun simț. Stați așa voi cu voi într-o zi și gândiți-vă la toate lucrurile care n-au fost pe placul vostru și pe care le-ați vrea stabilite în avans. Nu este absolut nimic jenant sau umilitor în a purta aceste discuții. Dacă ești vegetarian, daca vrei 7 feluri de mâncare, dacă vrei porție proprie, dacă vrei fix ce se servește la nuntă, dacă, dimpotrivă, consideri risipă maximă și vrei doar două feluri de mâncare. Dacă le vrei servite la o oră specială. Dacă vrei un anumit timp pentru ședința foto sau probele de sunet. Dacă ai nevoie de băuturi răcoritoare/mâncare de vreun fel în timpul zilei – cât și când. Când trebuie făcută comanda fermă. Dacă ai nevoie de anumite informații și când. Care este lucrul care se va întâmpla în caz contrar. Trece toate aceste lucruri și dezbate-le cu clientul (nu te bucura că a semnat ,,ca primarul” – va fi în dezavantajul tuturor).
Am tot respectul pentru oameni care specifică foarte clar ce fac și ce nu fac, sau când nu fac, sau în ce condiții nu fac. Clienții au tendința să catalogheze aceste detalii ca ,,pretenții”, tocmai pentru că în general nimeni nu zice nimic până când nu se întâmplă (și deja e prea târziu), dar eu una le explic de fiecare dată că este în avantajul lor să știe aceste lucruri clar cu mult timp înainte. Dacă am face-o cu toții, ,,pretențiile” s-ar transforma în ,,normalitate”.
2) ÎNVAȚĂ SĂ UTILIZEZI INSTITUȚIA RECLAMAȚIEI. Ți s-a părut că locația n-a ținut cont de spusele și indicațiile clientului, punându-vă pe toți într-o situație delicată? Fă o reclamație la un manager. Posibil să nu rezolvi nimic, dar daca nici măcar nu încerci, chiar că nu se va rezolva niciodată nimic.
3) ABORDEAZĂ ÎNTOTDEAUNA O ȚINUTĂ CORESPUNZĂTOARE LA EVENIMENT. Asta nu înseamnă doar să nu te îmbraci în verde fluorescent și să nu vii în șlapi. Înseamnă foarte multe lucruri. Abordează culori neutre și ținute smart-casual (nu sport, nu doar casual), dar ține cont și de specificul evenimentului. De locație, de informațiile pe care le ai de la miri. Desigur că nu se așteaptă nimeni (și nici nu-și dorește) să vii în frac sau în rochia paietată cu spatele gol, dar poate că blugii nu-s cea mai bună alegere întotdeauna (depinde în ce combinație și culoare). Sau pantofii sport. Sau cizmele peste blugi. Sau tricourile. Desigur, depinde de care și în ce context. Nu e foarte greu să te îmbraci altfel, încât să te pierzi în peisaj.
4) ÎN ZIUA RESPECTIVĂ, ÎNCEARCĂ SĂ REZOLVI PROBLEMELE CU TACT. Desigur, nu se poate întotdeauna. Dar dacă n-ai comunicat clar, într-un contract semnat, care sunt așteptările tale, dacă ești îmbrăcat necorespunzator, dacă n-ai luat tu absolut niciun fel de măsură, atunci nu poți veni să dai cu pumnul în masă, să fii agresiv cu personalul locației – nu întotdeauna este vina lor și aproape niciodată nu rezolvi ceva așa. Nu zic să lași problemele nerezolvate – doar fă tu tot posibilul să le preîntâmpini și dacă totuși se întâmplă, treci pe moment peste și rezolvă-le după eveniment. E tare urât să faci din tine centrul atenției în ziua nunții cuiva. Fii tranșant, dar elegant.
5) ÎNCEARCĂ SĂ-ȚI INCLUZI CHELTUIELILE DE TRANSPORT ȘI CAZARE ÎN CONTRACT. Nu înțeleg exact din ce motiv o cvasimajoritate pun lucrurile astea în seama clientului și pe de o parte așteaptă să se ocupe clientul de rezervarea cazării, iar pe de alta stau să se târguiască post event pentru cheltuielile de transport. Eu însămi am făcut asta până recent, mânată de o inerție de care acum sunt puțin uimită, privind în urmă. Cam orice cheltuială de acest gen este deductibilă, deci nu vă veți încărca aiurea cu sume suplimentare. Clienții de cele mai multe ori nu sunt în zona, nici vorbă să știe mai bine decât tine unde să te cazeze. Și nimeni nu știe mai bine decât tine ce așteptări ai de la camera unde va trebui să te odihnești înainte și după eveniment. De asemenea, e greu de crezut că nu poți estima în avans care vor fi cheltuielile tale de transport. Deci fă un calcul cu ce înseamnă pentru tine efortul deplasarii, transportul și cazarea și adaugă suma respectivă la valoarea contractului. Ai terminat în felul ăsta cu orice fel de neînțelegeri, de sume rămase neplătite, de momente stânjenitoare în care trebuie să-i amintești clientului că trebuie să mai plătească ceva sau de nemulțumiri maxime legate de locul de cazare.
Sigur că sunt și excepții – uneori se fac nunți în zone izolate, unde clienții rezervă by default un întreg hotel sau o grupare de pensiuni – și atunci, dacă ei sunt dispuși să îți ofere una dintre camere, poți accepta fără probleme. Dar nu cred că e greu să porți aceste discuții și să-ți asumi aceste cheltuieli suplimentare, având în vedere frecvența problemelor apărute în acest sens.
6. DISCUTĂ CU WEDDING PLANNERUL ÎNAINTE DE EVENIMENT. Dacă sunt chestiuni care consideri că pot fi reglate cu o singură discuție cu wp, fără a mai trece pe la client, fă-o fără rezerve, însă te rog din suflet de copil, fă-o din timp. Cu o lună înainte, măcar cu două săptămâni. Dacă consideri că sunt lucruri pe care le-aș putea trata cu locația astfel încât să facem să fie bine, nu mă pune în situația de a le rezolva pe loc, victimizându-te. Prioritațile mele sunt altele – și deși țin întotdeauna cont și mă străduiesc să fac în așa fel încât toată lumea să fie mulțumită, schimbările sau informațiile de ultimă oră sunt de multe ori imposibil de realizat.
Se întâmplă de multe ori ca echipa să dorească aperitivul mai devreme (eu recomand și sublinez – înainte de sosirea invitaților, dacă masa staffului este în aceeași sală, din motive lesne de înțeles). De multe ori e o chestie total justificată și se poate rezolva, dar nu pe loc. Dacă spuneți din timp – clientului sau mie – e foarte posibil să găsim o soluție cu care și locația să fie de acord și să evităm o situație neplăcută, plus să vă creăm toate condițiile pentru a vă desfășura activitatea optim.
Concluzia ar fi următoarea – faceți voi tot ce este de făcut pentru a vă asigura că beneficiați de toate condițiile pentru a vă desfășura activitatea fără probleme, și abia apoi reproșați altora că n-au avut grijă (de lucruri de care de multe ori nu știau că trebuie să aibă grijă). Fiți mai responsabili cu voi adică și preveniți niște situații delicate. Comportați-vă elegant, respectuos și îmbrăcați-vă ca atare. Problema mea cea mai mare este aici, recunosc, cu DJii (care nu știu de ce exact simt că ar fi o excepție – sunt ATÂT de vizibili). Dar și cu alți colaboratori. Recunosc, mi se întâmplă foarte, foarte rar să colaborez cu fotografi sau videografi care nu abordează o ținută potrivită – dar trebuie să ne gândim că în locația respectivă aterizează pe an multe specimene de altă natură, pe care cam trebuie să le ,,cantonezi” în altă încăpere, oricât ar protesta, pentru că, pur și simplu, este the right thing to do.
Așadar, înainte de a vă enerva și de a da cu hatereală, încercați să vă autoanalizați să să vedeți unde-s punctele în care ar trebui să vă schimbați. Și după aceea începeți să le indicați altora unde greșesc în raport cu voi. În momentul în care tu nu ai ce să-ți reproșezi, nu vor avea nici alții ce să-ți reproșeze. Și atunci o discuție constructivă este mult mai ușor de purtat.
În speranța că ne vom trezi cu toții într-un 2016 mult mai elegant, diplomat, cu personal bine trainuit, cu servicii la un nivel corespunzător, cu miri frumoși, înțelepți și deloc stresați, cu comunități de profesioniști unde nu ne înjurăm, nu ne dăm la gioale, nu puricăm capra vecinului și ne ajutăm, vă doresc să dormiți pe informațiile(rugămințile) astea și poate reușim ușor-ușor să facem mica schimbare interioară de care este atât de multă nevoie.
Pentru fotografia zilei am ales una de la OSTAFI – în primul rând pentru că-mi place (fotografia, dar și de ei în general), pentru că este în total contrapunct cu subiectul și sper să îndulcească atmosfera, și apoi pentru că știu că știți și voi în ce fel se prezintă echipa Ostafi la nunți. Așadar, să luăm aminte.
