Designer. Planner. Organizator. Coordonator. Consultant. Ceeee?!

Deși lucrurile s-au mai așezat puțin, deși segmentul de servicii de organizare s-au dezvoltat în ultima vreme în direcția în care era necesar să se dezvolte, totuși diverse definiții plutesc încă în derizoriu.

Lăsând la o parte clienții (cărora a început să le fie deja mai clar cu ce se mănâncă fiecare ocupație, pentru că află de la prieteni care s-au căsătorit deja), primesc de multe ori întrebări de la potențiali colaboratori – dacă sunt dispusă să colaborez cu ei ca wedding planner – înțelegând prin asta coordonator de eveniment în ziua nunții. E o discuție care în general durează destul de mult, pentru că eu nu înțeleg în primă instanță la ce se referă ei, iar ei nu înțeleg la ce mă refer eu și de ce pun întrebările pe care le pun.
Dar s-o luăm de la zero.

1. CE ESTE UN DESIGNER DE EVENIMENT?

Designerul de eveniment, deși poate, ca mai orice alt furnizor, să aibă și competențe consultative sau înclinație spre planificare, se ocupă în principal cu felul în care ARATĂ nunta sau, mai extins vorbind, la felul în care SE SIMTE nunta. Deci e preocupat mai degrabă cu ESTETICA evenimentului (integrând aici conceptul, decorul, floristica, imprimatele, micile detalii, dar poate și entertainment în tonul conceptului etc). Așa cum o casă poate fi decorată și fără a apela la un designer de interior, așa și un eveniment se poate desfășura fără a avea în spate un designer de eveniment. Desigur, de cele mai multe ori diferența între o casă decorată profesionist și una în care îngrămădim ce ne trece prin cap este vizibilă – și la fel este și cu un eveniment făcut cu elemente la grămadă, după tot felul de criterii mai mult sau mai puțin logice – și unul schițat de un profesionist care alege elementele cu o noimă și de obicei cu gust, se vede.
Desigur, exista și varianta aia în care mireasa pur și simplu are un talent nativ de designer – așa cum există și oameni care-și decorează interioarele impecabil fără să aibă pregătire în domeniu.
Ca specializare punctuală există, de exemplu, designeri floriști, designeri graficieni sau designeri de iluminat. Pentru că bugetele nu permit angajarea unui designer de eveniment cu competențe și pregătire corespunzătoare, se merge către contractarea de designeri punctual pe zonele pe care clientul e dispus să investească.
De aceea există o diferență între o florărie și un designer floral/florist. E ca diferența dintre mobila gata făcută și cea pe comandă, executată cu mare artă din diverse materiale, potrivită spațiului și conceptului.

2. CE ESTE UN WEDDING PLANNER?

Wedding plannerul este acela care privește evenimentul din perspectiva proiectului. E preocupat în egală măsură de partea financiară, de cea estetică, de ritmul evenimentului, de rezolvarea lucrurilor în timp. Cunoaște toți furnizorii importanți și buni, se menține informat în fiecare an și încearcă să te conducă pe cel mai potrivit drum pentru tine atunci când îți organizezi evenimentul cu ajutorul lui. Asta înseamna, uneori, inclusiv să te sfătuiască să angajezi un designer pentru evenimentul tău, în cazul în care bugetul o permite și în cazul în care estetica evenimentului constituie o prioritate pentru clientul lui.
Nu este orientat către estetica, așa cum nu este orientat nici către entertainment sau către vestimentație. Interesul său este curgerea armonioasă a întregului proiect, potrivirea TUTUROR pieselor de puzzle cât mai bine, consilierea generală a clientului. Sunt mulți clienți care așteaptă de la consilierul lor să le gândească un proiect de design, ceea ce nu are cum să se întâmple, nu în adevăratul sens al cuvântului, decât dacă cele două servicii sunt tarifate separat, iar wedding plannerul are în echipă și un designer (sau este el însuși ȘI un designer). Personal, am multe idei – unele dintre ele inedite, altele poate mai plictisitoare – însă nu am cunoștințele necesare pentru dezvoltarea unui proiect profesionist de design. Nu am studii de arhitectură și nici de design interior, am urmat cursuri de introducere în arta designului, iar experiența mă ajută să am o părere semipertinentă, însă de aici și până la a mă autodenumi designer de eveniment este cale foarte lungă. Clienții nu trebuie amăgiți, de aceea încerc să explic fiecărui client în parte unde încep și unde se termină competențele mele, astfel încât să facă o alegere informată și să evităm neînțelegerile sau dezamăgirile ulterioare.
Împărțirea competențelor wedding plannerului se poate face, după părerea mea, în urmatoarele:
– consultanță – aici intrănd răspunsul la întrebările clientului și sfătuirea lui cu privire la toate aspectele evenimentului, recomandarea de furnizori disponibili, care oferă servicii de calitate și potriviți pe gusturile clientului, dar și pe bugetul alocat respectivului serviciu
– planning – aici intrând întocmirea bugetului, întocmirea unui timing și plasarea în timp a diverselor taskuri, dar și întocmirea desfășurătorului, de exemplu
– coordonare de eveniment – asta însemnând coordonarea furnizorilor în ziua nunții, ținerea legăturii cu ei, urmărirea desfășurătorului, constituirea în nod de comunicare între toate elementele în timp real, dar și găsirea de soluții, acolo unde este posibil, tot în timp real și luarea de mici decizii în locul clienților, acolo unde nu exista un impact bugetar semnificativ. De multe ori coordonatorul de eveniment va fi o altă persoană decât consultantul, iar echipa pe tot parcursul organizării poate fi și mai mare de doi oameni. Dacă evenimentul este foarte mare, echipa de coordonare este necesar să fie alcătuită din mai multe persoane.

Ce nu oferă TWS, punctual, în serviciile sale de consultanță, planning și coordonare sunt următoarele:
– consultanță juridică. Sunt mulți clienți care-mi cer să revizuiesc contracte. Trec prin ele, le citesc și ofer consultanță conform cu experiența mea, dar NU pot oferi o opinie juridică validă și în niciun caz nu pot RESCRIE un contract.
medierea relațiilor interfamiliale. Sunt consultanți care poate au abilități diplomatice/psihologice mai extinse și care știu să medieze mini-conflicte, să aplaneze stări tensionate sau să sfătuiască diverse părți, însă echipa TWS nu are pregătire în acest domeniu și acest lucru este spus (acum) de la bun început clienților mei.
– desigur, orice alte servicii sau bunuri specifice (aranjamente florale, invitații, mărturii etc)

3. CE ESTE UN COORDONATOR DE EVENIMENT?

Păi exact ceea ce am explicat mai sus. Această activitate este uneori prestată per se de oameni care nu fac și planning/consultanță. Și este uneori parte integrantă din serviciile oferite de o firmă/un freelancer care oferă servicii de planning/consultanță/coordonare.
Așadar, dacă doriți să aveți un ,,supraveghetor” în ziua nunții, acesta va fi un coordonator de eveniment și nu un planner. Planningul s-a cam încheiat deja în aceasta etapa și vorbim strict despre un overview-er, un paznic, un supraveghetor, un mediator, un nod de comunicare – și discutăm mai ales despre o activitate în timp real, pe perioada evenimentului. Așadar se referă mai ales la implementare, la partea de execuție. Eu cred că este important de făcut această distincție și sunt sigură că la un moment-dat ea chiar se va face. De aceea este important să discutăm despre aceste lucruri.

Nu, coordonatorul nu se ocupa DOAR cu plasarea tipăriturilor pe mese (deși poate face și asta dacă nu o face un alt furnizor – așa cum se poate ocupa și de execuția altor mici ,,manevre” – plasare de diverse, montare de candybar etc) și nu este total nenecesar dacă nunta are doar un DJ. Este foarte adevărat – cu cât este mai puțin complex desfășurătorul unui eveniment, cu atât mai puțin ai nevoie de om pe tot parcursul lui, însă este greșit să pleci de la ideea că singurul motiv pentru care ai nevoie de coordonator este punerea de cartonașe și mărturii pe mese. Ba chiar, dacă ești complet relaxat privitor la desfășurarea evenimentului și nu te deranjează ideea că e posibil să apară probleme fără soluție sau schimbări și inadvertențe de program, te sfătuiesc să NU contractezi un coordonator. Cu siguranță vei găsi un furnizor/șef de sală/ospătar care-ți poate plasa și micile drăgălășenii acolo unde este nevoie.

Dacă ar fi să aleg cel mai important rol al său, ar fi luarea de mici decizii sub presiunea momentului, găsirea de soluții sau tranșarea unor îndoieli (care apar invariabil în timpul zilei, indiferent cât de bine ar fi puse lucrurile la punct), dar și alergarea între bucătărie și alți furnizori pentru echilibrarea realității din teren și reconsiderarea constantă a desfășurătorului, fără ca mirii să-și bată capul cu asta sau măcar să afle ce se întâmplă ,,în spate”. Sunt încă mirată că oamenii mă întreabă ,,de ce vor clienții să fii acolo” – și deși sunt evenimente unde recomand personal clienților să nu contracteze multe ore de coordonare, este atât de important să fie cineva acolo in charge pentru ORICE, altcineva în afară de miri, încât nu pot nici măcar să explic în cuvinte.

4. CE ESTE UN CONSULTANT DE EVENIMENT?

Consultanța, așa cum spuneam, este partea pregătitoare. Este, din punctul meu de vedere, esența serviciilor pe care le poate oferi un wedding planner pregătit.
De ce nu este un consultant/coordonator același lucru cu un ORGANIZATOR, așa cum se întâmplă la evenimente de alt tip, concerte, lansări, evenimente business sau corporate?
Pentru că acest consultant/planificator/coordonator nu îți va oferi altceva decât propriile servicii. Vei fi propriul organizator, întotdeauna. Vei fi titularul contractelor, beneficiarul direct, dar și direct responsabil de deciziile luate. Nu va intermedia niciodată contractul cu locația, nu are sub firma proprie contractele cu furnizorii, așadar nu are cum sa aibă calitatea și responsabilitățile unui ORGANIZATOR propriu-zis.

De ce este aceasta formă de activitate preferată de multe ori de clienți în ceea ce privește evenimentele private? Răspunsul este in definiția evenimentelor. Sunt evenimente eminamente personale, cu buget limitat, unde mirii doresc să facă deciziile personal și să se asigure că tot ceea ce se întâmplă acolo este în acord cu dorințele și gusturile lor. Ori nu se poate întâmpla asta contractând o firmă fie ea și super profesionistă de ORGANIZARE de evenimente, care le poate oferi evenimente de mare calitate – și își va asuma rolul de organizator, dar va scădea semnificativ nivelul de control și de decizie pe care-l are clientul asupra aspectelor privind furnizorii, locația, timingul sau alegerea micilor detalii, dar și varietatea, deschiderea către posibilități practic infinite, pe care o ai rămânând stăpân pe alegerile făcute, apelând ,,doar” la serviciile unui consultant.

În acest moment, The Wedding Styler oferă servicii de planificare, de consultanță, dar și de coordonare de eveniment, tarifându-le la oră, la tarife care variză în funcție de serviciul în sine, dar și de dimensiunea pachetului contractat de client. Aceste servicii se pot contracta sub formă de pachet (un fel de pre-paid), care se poate suplimenta pe parcurs, dar și ,,la bucată”, clientul plătind un pachet minim inițial (consultanță + coordonare) și apoi achitând orele de consultanță/planificare lunar, în funcție de ,,consum”.

Există și alte forme de colaborare cu echipa noastră – ne dorim să ne orientăm și către ORGANIZAREA de evenimente, dar despre asta într-un episod viitor, n-aș vrea să vorbească iarăși gura fără mine.

Pfuai. Cam atât deocamdată. Ne auzim cu noutăți, am dat drumul la sezonul 2017! Dacă vă organizați nunta la anul și vă gândiți să colaborăm, nu mai stați pe gânduri! Datele se dau ca pâinea caldă, iar numărul anual de evenimente contractat de TWS este limitat, tocmai pentru a putea oferi dedicarea necesară fiecărui cuplu de clienți!

Fotografia zilei vine de la Vanilla Roads. Pentru că…pur și simplu!
14054943_1219636438087654_7290797945639436149_n