Scrisoare deschisă pentru furnizorii de papetărie

Am prins o jumătate de oră și vreau, dragii mei colegi din domeniul papetăriei de eveniment, să vă scriu câteva cuvinte. Nu vorbesc cu cineva anume – am în minte specific cam 5-6 entități de gen și probabil discuția se poate extinde la toți cei care fac asta.

Se presupune că sunt undeva la jumătatea problemei. Am un rol de mediator, trebuie să găsesc acea cale să împac atât clienții cât și furnizorii. Și încerc să fac asta cât mai bine, dar e adevărat că se întâmplă uneori să fiu părtinitoare. Am uneori tendința să iau apărarea furnizorilor, mai ales când știu că lucrurile sunt mai complicate decât par, când știu câtă muncă presupune activitatea lor, când am sentimentul că sunt nedreptățiți. Când sunt colaboratori de cursă lungă pe care-i cunosc și cu care știu că pot merge până în pânzele albe și până la capătul lumii. Mă transform de multe ori în avocatul lor atunci când ei sunt prea ocupați ca să-și susțină cauza sau pur și simplu nu pot sau nu vor să o facă.

Însă atunci când observ probleme repetate, când stau pe margine și încasez, alături de clienți, erori peste erori, îmi notez în caiețel și încerc să fac ceva să dreg situația. Și ăsta este momentul în care mă transform în avocatul clienților mei.

Sunt foarte fericită de faptul că în țărișoara asta au apărut atâția oameni talentați care fac grafică și producție de papetărie pentru evenimente private. Pe bune, nu aveți idee cât de mult mă bucur. Mai ales că știu cât de delicat și fragil este domeniul producției print – vă reamintesc că mi-am petrecut câțiva ani buni (aproape 10) pe tărâmul magic publicitar. Știu ce înseamnă cerințe absurde de producție, costuri suplimentare pentru tot felul de brizbizuri visate de client, termene de livrare prea scurte, feedbackuri în cascadă, fragmentate sau irelevante, venite cu întârziere. De asemenea, știți bine că fac tot posibilul să creez și puțină educație în rândul clientelei, pe lângă poveștile cu zâne și aurore boreale. Dar nu pot să nu observ când avem niște probleme generalizate – și nu pot să nu încerc să ridic problema la fileu, cu toate riscurile aferente.

Și vă mulțumesc pentru pasiune, pentru imaginația frumoasă și infinită din care tot ies chestii drăgălașe chiar când credeai că le-ai văzut pe toate și mai bine nu se poate.

Dar vin la voi cu o rugăminte mare! De la o vreme observ că sunteți copleșiți. Sunteți buni, iar cererile pe care le primiți sunt mai multe decât puteți duce într-un termen foarte scurt. Vă rog din suflet, fiți realiști! Nu luați mai multe comenzi decât se poate. Dați termene realiste – nu le spuneți oamenilor că le livrați invitațiile peste o săptămână ca să dispăreți apoi zile în șir și să motivați cu supraîncărcarea. Nu este vina lor că ați luat prea multe proiecte.

Există o perioadă de timp de care omul are nevoie ca să poată distribui toate invitațiile. Dacă deadline-ul lui este absurd, spuneți-i și refuzați proiectul, nu-l luați ,,ca să îl ajutați”, doar ca să nu puteți livra la timp promisiunea. Dacă trebuie să plecați într-un concediu, anunțați din timp! Este deosebit de frustrant să ți se dea un termen nerealist și să stai pe teren instabil, neștiind când de fapt o să poți să ai invitațiile. De asemenea este deosebit de reconfortant să știi că te poți baza pe un termen pe care furnizorul ți l-a dat, indiferent cât de mult ai de așteptat. Să știi că no matter what vei primi mail in ziua x și vei primi coletul cu invitații în ziua y.

Știu că cerințele pot fi absurde de-a dreptul (stilul cu deadline ,,ieri”), că presiunea este mare și așteptările pe măsură. Dar fiți realiști și spuneți drept clientului că programul vostru + cerința lui = termen de livrare peste o lună și jumătate. Nu-i dați speranța că poate să aibă invitațiile-n 7 zile. Voi știți mai bine decât el, fiți realiști mai întâi cu voi și apoi cu el. Știu că depindeți și voi pe de o parte de alți clienți și pe de alta de tipografii sau alți furnizori, dar tocmai pentru că aveți o experiență cu toate lucrurile astea, fiți generoși cu termenele. Luați în calcul toate neprevăzutele care pot exista. Riscați astfel să pierdeți clientul, e adevărat, dar cei care vor rămâne cu voi vor aprecia din plin project managementul și eu cred că oricine are mai mult de câștigat, PE TERMEN LUNG, din 10 proiecte fără pată decât din 100 care șchioapătă și se târăsc.

Un sfat ar fi să dați un termen care depășește cu câteva zile deadline-ul intern real. Poate chiar o săptămână. Astfel aveți  răgaz să faceți lucrurile în ritmul vostru, plus aveți ocazia să creați niște surprize frumoase, livrând uneori înainte de termen. Asta cred că poate crea niște beneficii emoționale mai mari decât ați putea crede. Nu o să rețină nimeni că a durat două luni să fie gata invitațiile, ci că le-au primit cu 5 zile mai devreme.

Dacă totuși intervine ceva ce nu ați putut prevedea în niciun caz, anunțați. Nu vă dați la fund în ideea că nu contează o zi-două în plus. Contează enorm să vezi că furnizorul știe că a întârziat, dar că are totul sub control, decât să stai să aștepți un semn care nu știi dacă sau când va veni. Nimănui nu-i place să facă presiuni și să întrebe obsesiv ,,are we there yet”? Mie cu atât mai puțin.

Urmăriți-vă feedbackurile. Dacă încărcătura este atât de mare, trebuie să aveți oameni care să facă asta, să urmărească fiecare proiect astfel încât să nu ne întoarcem la punctul zero de fiecare dată când se cere o modificare. Știu că poate fi năucitor, mai ales când ai suflet de artist și dorință de frumos, dar asta e realitatea, așa se întâmplă și trebuie să ușurăm proiectul pe cât posibil. Va fi mai ușor și pentru voi dacă reușiți să eficientizați asta.

Nu în ultimul rând, aveți grijă mare la producție. Nu vă băgați unde nu știți sigur că puteți. Nu tăiați cu forfecuța dacă ați promis ștanță. Nu improvizați doar ca să îndepliniți o dorință. Improvizația se vede.

Folosiți diacritice! Scriem în limba română, iar printul nu este online. Dacă fontul nu are diacritice, puneți-le manual. Da, se poate!

Dacă clientul dorește, printați numele invitaților pe place-cards. Dacă efortul este atât de mare, tarifați suplimentar. E păcat, sunt proiecte elegante, frumoase, cu ținută, în care ne trezim cu placecards scrise urât, cu oboseală, cu scris tremurat, de doamna mireasă, cu o noapte înainte de nuntă. Știu că e muncă de migală, dar evaluați costul eforturilor și includeți serviciul în ofertă. E din seria detaliilor mici care pot schimba totul. Sau din seria datului cu bâta-n baltă, depinde cum alegi să privești situația.

Nu fiți furioși sau jigniți dacă clientul a subbugetat proiectul și are cerințe speciale. Explicați-i originea costurilor și comunicați-i frumos că prețul este ferm, dar nu-i închideți ușa-n nas cu zgomot. Puteți avea de pierdut mai mult decât face gestul. Dacă chiar nu e dispus să plătească cât face, va pleca singur și nimeni n-o să pățească nimic. Dar de multe ori oamenii chiar nu au avut de-a face cu producția și trebuie să înțeleagă de ce unele lucruri costă mai mult decât altele. De cele mai multe ori, dacă chiar își doresc producția respectivă, vor suplimenta bugetul. Nu presupuneți că vă subestimează munca doar pentru că n-a bugetat corespunzător în primă fază. Chiar dacă nu vreți să faceți compromisuri (lucru pe care îl înțeleg mai bine decât credeți), lăsați loc de bună ziua.

Dacă omul nu cere plicuri pentru invitații, nu presupuneți că nu le vrea. Întrebați! Gap-ul ăsta în comunicare poate duce la întârzieri gratuite (omul primește invitațiile, sesizează că nu au plicuri, își dă abia atunci seama că îi trebuie și plicuri. Vă întreabă de ce nu au plicuri, îi replicați că nu a cerut. Cineva undeva se supără, după care îi trece. Începe discuția despre variantele de plicuri, apoi mai dureaza poate încă o săptămână livrarea. Un consum atât de mare de resurse și energie care se poate elimina atât de simplu…).

Iar pentru cei care vor să înceapă acest business – grijă mare peste tot! E un domeniu frumos, dar foarte, foarte, foarte solicitant. Pe lângă skillurile de grafician asigurați-vă că stați super bine și cu producția. De fapt asta este, din punctul meu de vedere, dificultatea. Nu designul, cât punerea în practică pe carton de calitate, tăiat cum trebuie, legat cum trebuie, îndoit cum trebuie.

Eu vă doresc mult spor, cel puțin la fel de multă imaginație ca până acum, să nu vă supărați pe micul bec roșu pe care vi l-am pus în vedere și să vă gândiți un pic – poate chiar e loc de puțină schimbare în bine.

 

Fotografia zilei:

 

Bea-Chris-Lewes-Destination-Wedding-Be-Light-Photography-33

 

Credit foto: Be Light Photography