Care este programul unui Wedding Planner?

Wow, ce zi, stimați cititori! Nu una, ci două postări pe blog, după atâta liniște și pace! Cine ar putea crede!

Aceasta postare îmi plutește de foarte mult timp pe aici pe lângă tastatură, dar sunt mai multe motive pentru care nu a fost făcută până acum. În fine, simt că aceasta ar putea fi un moment potrivit, așa că…să purcedem!

Aceasta postare, așadar, vine ca răspuns atât la întrebarea care vine des din partea cunoscuților care sunt curioși ce face un wedding planner toată iarna și au cumva impresia că este un job sezonier, care se desfășoară exclusiv pe durata sezonului în care evenimentele au loc. Dar vine și ca răspuns la un anumit tip de cerințe care vin din partea potențialilor clienți.

S-o luăm, așadar, cu începutul. Nu, jobul de wedding planner nu este unul sezonier. Este adevărat că nunțile au loc mai ales în intervalul mai-octombrie, însă pregătirea unei nunți este ceva ce dureaza între un an și jumătate și două-trei luni. Așadar puteți privi o nunta ca pe un proiect care se finalizeaza cu execuția efectivă a evenimentului. Aceste proiecte pot fi unele de durata mai mare sau mai mică, pot fi complexe sau simple, pot avea bugete diferite și abordări diferite. Fiecare dintre aceste proiecte au etape în care wedding plannerul este implicat activ – identificarea coordonatelor principale, întocmirea unui buget, alcătuirea unui timeline, identificarea fiecărui membru al echipei, semnările de contracte. Detaliile estetice, managementul de proiect, punerea la punct a desfășurătorului. Comunicarea cu toți membrii echipei atunci când este necesar. Și, în final, coordonarea execuției proiectului (adică supervizarea nunții propriu-zise). Sunt tot felul de chestiuni  – managementul micilor crize, participări la întâlniri, discuții skype. Practic este un job ca orice alt job. Desigur că programul este unul flexibil, ca al oricărui freelancer, dar nu, un wedding planner nu muncește doar vara. Nu, un wedding planner nu stă jumătate de an cu burta la bec. Munca se întâmplă tot timpul, ca pentru orice alt om.

Acum, legat de cealalta parte a acestui subiect – care este mai exact disponibilitatea unui wedding planner pentru toate aceste lucruri, pe parcursul unei zile? Dar pe parcursul unei săptămâni? Vedeți voi, o problemă care vine la pachet cu faptul că ai de-a face cu clienți persoane fizice este acela că pentru ei planificarea nunții nu este ceva ce ține de viața profesională, ci de viața personală. Este ceva ce by default este atribuit weekendului sau serii, sau pauzelor în general. Și cumva se ajunge la presupunerea că wedding plannerul se va mula perfect pe disponibilitatea ta, acest lucru venind cumva la pachet cu meseria. Lucru care însă, din păcate (sau din fericire?) este fals. Acum – eu nu pot spune care este disponibilitatea generală a unui wedding planner, pentru că fiecare freelancer își organizează timpul așa cum consideră de cuviință. Unii oameni poate-s foarte matinali. Alții poate că nu au o familie și atunci să lucreze seara sau în weekend este perfect acceptabil. Dar limitele există pentru fiecare dintre noi. Fiecare dintre noi are timp personal și timp dedicat serviciului. Și disponibilitatea este ceva ce ar trebui declarat de la bun început, ca să nu existe probleme de comunicare, frustrări sau alte chestiuni de acest tip.

În ceea ce mă privește, încerc, desigur, să țin cont și de disponibilitatea clientului. Asta înseamnă că adeseori am întâlniri de la ora 18.00 sau chiar 19.00. Înseamnă că mă deplasez în apropierea serviciului clientului pentru o întâlnire în pauza de prânz. Înseamnă că încurajez discutiile pe e-mail – o dată pentru că totul rămâne scris, și a doua oară pentru că permite clientului să îmi scrie atunci când are el disponibilitate – dar îmi permite și mie să răspund atunci când am eu disponibilitate.

Nu programez niciodată întâlniri mai târziu de 19.30 (pentru că nu durează niciodată mai puțin de o oră și jumătate). Nu programez aproape niciodată întâlniri în weekend. Nu programez întâlniri mai devreme de ora 11.00, pentru că restul de întâlniri se întâmplă în general seara și nu-mi permit să pendulez între întâlniri la ore atât de îndepărtate.

Sunt dispusă să fac excepții, desigur. Situațiile excepționale cer soluții excepționale. Dar am așteptarea ca al meu client să înțeleagă că este vorba despre o excepție și să nu presupună că este un dat, ceva ce se subînțelege sau ceva firesc.

Știu că empatia e ceva ce lipsește în general – sau e foarte greu de dezvoltat. Suntem cu toții prinși în viețile noastre, în problemele noastre și nu mai suntem dispuși să ne respectăm unii pe alții.  Trăim niște vremuri care ne fac să ne tratăm propriul timp personal cu lipsă de respect – și atunci unde să mai găsim respect pentru timpul altuia? Sau ni se pare că odată ce plătim pentru niște servicii le vom primi la orice oră, în orice zi. Ni se pare că wedding plannerul nostru nu are viață personală, nu are vacanțe, nu are timp dedicat familiei sau pur și simplu dedicat unui hobby. Sau pur și simplu nu ne gândim la lucrurile astea pentru că sunt atât de multe alte lucruri la care trebuie să ne gândim.

Pe de altă parte desigur că este și vina wedding plannerului dacă nu stabilește în concret limitele disponibilității sale. Dacă lasă să se înțeleagă că va răspunde la telefon la orice oră, ca la spitalul de urgențe sau că ora 22.00 este una acceptabilă pentru o întâlnire, atunci e destul de dificil să-i spună clientului în mijlocul colaborării – hei, știi când ți-am zis că nu sunt limite? Ei bine…ar fi unele, hai să-ți povestesc.